Kế toán mua hàng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động nguồn cung đầu vào của doanh nghiệp. Để đảm một doanh nghiệp có thể sản xuất tốt thì nguồn hàng đầu vào rất cần chú trọng, giá cả phải hợp lý, giấy tờ thống kê chính xác. Vậy làm sao để kế toán mua hàng quản lý hiệu quả. Kế toán mua hàng sẽ làm những việc gì để vận hành tốt mọi công việc mua hàng cho doanh nghiệp.
Kế toán mua hàng là gì?
Kế toán mua hàng là một phần quan trọng của hệ thống kế toán trong doanh nghiệp, chuyên đảm nhận nhiệm vụ ghi chép và quản lý thông tin liên quan đến quá trình mua sắm hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp.
Mục tiêu chính của vị trí này là theo dõi, kiểm soát và báo cáo về các giao dịch mua hàng nhằm đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán mua hàng còn đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo các báo cáo, chứng từ một cách chi tiết về quá trình mua để so sánh về cách làm việc để tìm ra được nhà cung cấp tốt nhất cho doanh nghiệp và có thể kịp thời xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
Với sự linh hoạt và kiến thức chuyên môn tốt về quy trình mua hàng, kế toán mua hàng không chỉ đóng góp vào tính chính xác của dữ liệu kế toán mà còn hỗ trợ quản lý đưa ra các quyết định chiến lược cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Mô tả cụ thể công việc của nhân viên kế toán mua hàng
Tuỳ vào mỗi công ty sẽ thực hiện công việc khác nhau, nhưng đây sẽ là một số công việc chính mà một nhân viên kế toán mua hàng sẽ làm để đảm bảo chất lượng mua hàng tốt nhất. Sau đây là một số công việc cần thực hiện:
- Nhận yêu cầu đặt hàng từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp
- Tiến hành kiểm tra, rà soát thông tin, hợp đồng và các chứng từ liên quan sau đó đặt hàng với nhà cung cấp
- Cập nhật tiến trình giao hàng của bên cung cấp, kiểm tra thanh toán từng đơn hàng và sau đó ghi chép lại. Để phản ánh kịp thời nếu xảy ra lỗi
- Theo dõi chất lượng, số lượng so với đơn hàng đã đặt và sau đó ghi chép đầy đủ thông tin nhận hàng, đầy đủ, chính xác và trùng khớp với hoá đơn mua và hoá đơn bán.
- Cập nhật thông tin vào hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu.
- Tạo các báo cáo liên quan đến hoạt động mua hàng. Cùng với đó vào cuối ngày nhân viên kế toán sẽ làm việc với các bên kế toán còn lại để nắm rõ về số liệu đã phát sinh từ đó làm báo cáo nhập, xuất, tồn kho.
- Nộp các chứng từ liên quan và báo cáo nhập, xuất, tồn kho theo quy định của công ty
- Cuối cùng kiểm tra, đối chiếu thường xuyên những giao dịch đã được thực hiện
- Ngoài ra kế toán mua hàng sẽ thực hiện một số công việc khác từ cấp trên giao phó
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
Để chịu trách nhiệm tốt về việc quản lý hoá đơn và chứng từ cũng như quá trình mua sắm được dẫn ra hiệu quả thì kế toán mua hàng cần đảm bảo các nhiệm vụ sau:
- Có trách nhiệm trong việc kiểm soát chi phí và ngân sách. Bằng cách giữ gìn quyết định đúng đắn về ngân sách mua sắm, họ đảm bảo rằng doanh nghiệp không vượt quá nguồn lực được phân bổ.
- Việc liên lạc và tương tác với nhà cung cấp giúp đảm bảo thông tin chính xác và hỗ trợ trong quá trình thanh toán.
Ngoài ra, kế toán thường thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo rằng số lượng và chất lượng hàng hóa được bảo đảm, đồng thời kiểm tra nội dung của hóa đơn và các tài liệu liên quan.
- Kế toán phải chuẩn bị báo cáo liên quan đến hoạt động mua hàng, cung cấp thông tin chi tiết cho quản lý và bộ phận tài chính để họ có thể đưa ra quyết định hiệu quả.
- Lập báo cáo và so sánh về các bên cung cấp từ đó chọn lựa được những nhà cung cấp làm việc chính xác và chất lượng nhất cho doanh nghiệp.
Những yêu cầu cần thiết của kế toán mua hàng
Để trở thành một nhân viên kế toán xuất sắc cần phải đảm nhận tốt nhiệm vụ được giao phó cũng như am hiểu nhất định về những kiến thức chuyên môn và trang bị những kỹ năng mềm trong công việc.
Về kỹ thuật chuyên môn
- Yêu cầu tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên đối với các ngành kế toán, quản trị kinh doanh, kinh tế học, tài chính hoặc những ngành có liên quan về kinh tế
- Có kinh nghiệm sẽ là ưu thế đối kế toán mua hàng và thường kinh nghiệm được đòi hỏi từ trên 2 năm trở lên
- Quan trọng am hiểu kiến thức chuyên môn về quy trình mua hàng, kiểm kê giấy tờ, chứng từ và lập bảng báo cáo chi tiết
- Có thể sử dụng tốt các phần mềm kế toán
Về kỹ năng mềm
- Kỹ năng quan sát tốt, tỉ mỉ, chi tiết
- Kỹ năng nhập liệu nhanh và chính xác
- Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kỹ năng xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác
Để trở thành một kế toán mua hàng tốt các cá nhân nên am hiểu rõ từng công việc của những nhiệm vụ chính, những yêu cầu từ đó mở ra thêm nhiều cơ hội làm việc. Đến với vieclamketoan247.com nơi đây sẽ giúp bạn có nhiều việc làm kế toán mua hàng với môi trường làm việc chất lượng và mức lương vô cùng hấp dẫn.
