Theo sự phát triển của thương mại quốc tế, việc thực hiện các giao dịch, hợp đồng xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng trong quản lý hàng hóa và dòng tiền của doanh nghiệp, vì vậy vai trò của kế toán xuất nhập khẩu càng không thể thiếu trong mọi hoạt động logistics quốc tế. Vậy khái niệm và nhiệm vụ của kế toán xuất nhập khẩu là gì? Làm thế nào để thực hiện hạch toán kế toán xuất và nhập khẩu hiệu quả? Người làm kế toán logistics cần đáp ứng điều kiện gì? Vieclamketoan247.com sẽ cung cấp câu trả lời đầy đủ và chính xác nhất ngay bài viết dưới đây.
Kế toán xuất nhập khẩu là gì?
Kế toán xuất nhập khẩu là quá trình hạch toán các chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu, như chứng từ nộp thuế, vận đơn (logistics), và chứng từ thanh toán. Nhiệm vụ chính của công việc này là đảm bảo số lượng và giá trị hàng hóa được giao nhận đúng theo cam kết trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Ngoài ra, kế toán xuất nhập khẩu cũng theo dõi và giám sát thanh toán theo quy tắc thương mại quốc tế, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ cho từng lô hàng và khâu vận chuyển. Thông qua việc này, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình tiêu thụ từng mặt hàng theo số lượng và chất lượng.
Kế toán logistics giúp doanh nghiệp quản lý số liệu và tài liệu liên quan để phân tích và kiểm tra các chỉ tiêu tài chính, hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và phát triển vốn kinh doanh trong tương lai. Có nhiều phương thức kế toán xuất nhập khẩu khác nhau, bao gồm kế toán trực tiếp, kế toán ủy thác, và kế toán hỗn hợp.
Hồ sơ và các chứng từ liên quan kế toán xuất nhập khẩu
Hồ sơ nhập khẩu
- Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: Chứa đầy đủ thông tin về quy trình mua bán hàng hóa và điều khoản thanh toán quốc tế.
- Thành lập L/C tại ngân hàng: Quá trình lập Letter of Credit (L/C) để hỗ trợ thanh toán quốc tế.
- Hóa đơn nhập khẩu: Bao gồm thông tin chi tiết về giá trị và số lượng hàng hóa.
- Tờ khai hải quan: Điều này là quan trọng để thông báo với cơ quan hải quan về hàng hóa được nhập khẩu.
- Bảng kê chi tiết hàng hóa: Cung cấp thông tin chi tiết về từng mặt hàng nhập khẩu.
Hồ sơ xuất khẩu
- Hợp đồng xuất khẩu: Chứa thông tin quy định về tiêu chí cần thiết và điều kiện xuất khẩu.
- Phiếu đóng gói (Packing list) và Hóa đơn thương mại (Invoice commercial): Bao gồm bảng kê chi tiết về hàng hóa xuất khẩu.
- Giấy chứng nhận nguồn gốc và hóa đơn hải quan: Cần thiết để chứng minh xuất xứ và tuân thủ các quy định hải quan.
- Tiến trình giao hàng hóa: Ghi chép về quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa cho bên mua.
- Hóa đơn xuất khẩu (nếu có) hoặc hóa đơn GTGT thay thế: Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Những việc cần làm trong kế toán xuất nhập khẩu
Công việc kế toán xuất nhập khẩu đòi hỏi sự chú ý đặc biệt vào các hoạt động về giao thương quốc tế. Dưới đây là những công việc cụ thể cần được thực hiện:
- Xử lý, kiểm tra hồ sơ và chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm thông quan và kiểm kê hàng hóa.
- Thường xuyên cập nhật tỷ giá ngoại tệ và theo dõi các giao dịch ngân hàng liên quan.
- Thực hiện các thủ tục mở tín dụng thư L/C (Letter of Credit) hoặc chuyển tiền bằng phương thức điện T/T (Telegraphic Transfer) cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh từ chứng từ không đúng quy định để thông quan và xuất hàng.
- Tổng hợp đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu để làm căn cứ cho ngân hàng thu hộ tiền từ khách hàng.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế xuất nhập khẩu theo quy định của ngân sách nhà nước.
- Giải quyết vấn đề chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh vào cuối kỳ và thực hiện hạch toán trong sổ sách và phần mềm kế toán.
- Đốc thúc và theo dõi quá trình thu hồi công nợ từ khách hàng xuất khẩu.
Các công việc trên đòi hỏi sự cẩn trọng, kiểm soát và hiểu biết sâu sắc về quy định xuất nhập khẩu và tài chính quốc tế.
Nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu chi tiết
Để đảm bảo việc kế toán xuất nhập khẩu được thực hiện đầy đủ và chính xác, cần hiểu rõ phương pháp và quy trình hạch toán theo từng loại giao dịch, theo hướng dẫn của Thông tư 200 dưới đây:
Phương pháp và quy trình hạch toán kế toán xuất khẩu
- Dựa trên căn cứ bộ tài liệu chứng từ xuất khẩu
Dựa trên tài liệu xuất khẩu bao gồm hóa đơn thương mại, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn đặt hàng, đơn giao hàng, hợp đồng, tờ khai, và giấy tờ chứng minh đạt điều kiện xuất khẩu của hàng hóa, quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
Ghi nhận doanh thu
- Ghi Nợ vào tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng (nếu khách hàng thanh toán ngay).
- Ghi Nợ vào tài khoản 131 – Phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưa thực hiện thanh toán).
- Ghi Có vào tài khoản 511 – TK Doanh thu.
- Ghi Có vào tài khoản 333 – TK Thuế phải nộp NS (chi tiết các loại thuế xuất khẩu phải nộp nếu có).
Ghi nhận giá vốn
- Ghi Nợ vào tài khoản 632 – TK Giá vốn hàng bán.
- Ghi Có vào tài khoản 156, 158 – TK Hàng hóa, hàng kho bảo thuế.
Lưu ý:
- Không cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng nếu xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, chỉ cần xuất hóa đơn thương mại.
- Hạch toán theo loại tiền tệ của giao dịch và quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Dựa trên căn cứ tài liệu hóa đơn logistics
Dựa trên hóa đơn chi phí làm hàng, chi phí mở tờ khai và chi phí vận chuyển từ các công ty hoặc đại lý logistic, tính từ thời điểm hàng xuất kho đến khi hàng hóa được giao cho khách hàng, quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
- Ghi Nợ vào tài khoản 641 – TK Chi phí bán hàng
- Ghi Có vào tài khoản 331 – TK Phải trả cho người bán.
- Dựa trên căn cứ tài liệu chứng từ nộp thuế xuất khẩu
- Ghi Nợ vào tài khoản 333 – Thuế xuất khẩu phải nộp ngân sách nhà nước (chi tiết từng loại thuế xuất khẩu).
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Dựa trên chứng từ thu tiền bán hàng hoặc giấy báo có từ ngân hàng
- Ghi Nợ vào tài khoản 112 – Tài khỏa tiền gửi ngân hàng.
- Ghi Có vào tài khoản 131 – Tài khoản phải thu khách hàng.
Lưu ý:
- Hàng hóa xuất khẩu thường được thanh toán bằng ngoại tệ, do đó, kế toán xuất khẩu cần ghi nhận chênh lệch tỷ giá ngoại tệ phát sinh trong quá trình thanh toán.
- Trong trường hợp phát sinh thêm lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, hạch toán vào tài khoản 515.
- Trong trường hợp phát sinh lỗ chênh lệch ở tỷ giá ngoại tệ, thực hiện hạch toán vào tài khoản 635.
- Ở thời điểm chuẩn bị báo cáo tài chính cuối năm, cần thực hiện đánh giá lại tỷ giá hối đoái của khoản mục tiền tệ tương ứng với số dư bên Nợ tài khoản 131.
- Nếu có phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 515.
- Nếu có phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản 635.
- Dựa trên chứng từ thanh toán chi phí cho đại lý và công ty logistics
- Ghi Nợ vào tài khoản 331 – Phải trả người bán.
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Phương pháp và quy trình hạch toán kế toán nhập khẩu
- Dựa trên căn cứ bộ tài liệu chứng từ nhập khẩu
Dựa trên tài liệu nhập khẩu bao gồm phiếu đóng gói (packing list), hóa đơn thương mại, vận đơn, tờ khai, đơn đặt hàng, giấy tờ chứng minh đạt điều kiện nhập khẩu của hàng hóa, quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
- Ghi Nợ vào tài khoản 151 – Hàng đi đường (nếu hàng chưa về nhập kho).
- Ghi Nợ vào tài khoản 156, 158 – Hàng hóa, hàng kho bảo thuế (nếu hàng đã về nhập kho).
- Ghi Có vào tài khoản 331 – TK Phải trả cho người bán.
Lưu ý:
Hạch toán theo loại tiền tệ của giao dịch và quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Dựa trên căn cứ bộ tài liệu chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu
Dựa trên tài liệu nộp thuế nhập khẩu bao gồm tờ khai hải quan, giấy đề nghị thanh toán, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
2.1. Quy trình hạch toán thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt
-
- Ghi Nợ vào tài khoản 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.
- Ghi Nợ vào tài khoản 3333 – Thuế nhập khẩu.
- Ghi Nợ vào tài khoản 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
2.2. Quy trình hạch toán thuế giá trị gia tăng hàng hóa nhập khẩu:
-
- Ghi Nợ vào tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
- Ghi Nợ vào tài khoản 33312 – Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
2.3. Quy trình hạch toán thanh toán thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt:
-
- Ghi Nợ vào tài khoản 3333, 3332 – Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Ghi Nợ vào tài khoản 33312 – Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
- Dựa trên căn cứ bộ tài liệu chứng từ logistics
Dựa trên chứng từ logistics liên quan đến chi phí nhập khẩu lô hàng, tính từ thời điểm đặt hàng đến khi nhập kho hàng hóa (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng của các hãng vận tải, đại lý logistic, cơ quan hải quan), quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
- Ghi Nợ vào tài khoản 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.
- Ghi Có vào tài khoản 331 – TK Phải trả cho người bán.
Lưu ý:
Phân bổ chi phí logistics cho từng mã hàng hóa của lô hàng nhập khẩu theo tiêu chí: phân bổ theo trị giá hoặc số lượng, phân bổ toàn phần hoặc từng phần, tùy vào điều kiện phát sinh thực tế.
- Dựa trên căn cứ tài liệu chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu:
- Ghi Nợ vào tài khoản 331 – Phải trả người bán.
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Lưu ý:
- Trong trường hợp thanh toán bằng L/C, hạch toán qua tài khoản 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
- Ghi nhận chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán.
- Phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, thực hiện hạch toán vào tài khoản 515.
- Phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, thực hiện hạch toán vào khoản 635.
- Đánh giá lại tỷ giá hối đoái tại cuối năm và hạch toán lãi/chênh lệch tỷ giá vào tài khoản 515/635.
- Dựa trên căn cứ chứng từ thanh toán phí logistics:
- Ghi Nợ vào tài khoản 331 – Phải trả người bán.
- Ghi Có vào tài khoản 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Các lưu ý khi làm kế toán xuất nhập khẩu
Lưu ý về hồ sơ nhập khẩu
Một hồ sơ nhập khẩu cần đảm có đầy đủ các loại giấy tờ và chứng từ sau:
- Tờ khai hải quan và các phụ lục quan trọng
- Hợp đồng ngoại (Contract).
- Hóa đơn bên bán (Invoice).
- Những giấy tờ khác của lô hàng như: chứng nhận nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng…
- Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu, như bảo hiểm và vận chuyển (quốc tế và nội địa), kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho…
- Giấy nộp tiền vào NSNN.
- Thông báo nộp thuế/UNC thuế.
- Lệnh chi/UNC thanh toán công nợ ngoại tệ đối với người bán
Chú ý về tính thuế nhập khẩu
Theo quy định, giá tính thuế nhập khẩu là tổng giá mua hàng cộng với các chi phí liên quan đến nhập hàng cho đến thời điểm hàng đến cảng tại Việt Nam, quy định này khá tương đồng với các điều kiện C (như CIF, C&F) cho dù hợp đồng ký với điều kiện nào đi nữa.
Kế toán cần dựa vào điều kiện giao hàng cơ bản được ghi trên tờ khai, thực hiện đối chiếu với hợp đồng hoặc hóa đơn để xác định giá ngoại tệ nhập một cách chuẩn xác.
Người làm kế toán xuất nhập khẩu cần đáp ứng điều kiện gì?
Người làm kế toán xuất nhập khẩu cần đáp ứng được các nghiệp vụ chuyên môn và kỹ năng mềm để đảm bảo các công việc kế toán logistics diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro tối đa:
- Có kiến thức chuyên môn và hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực kế toán xuất nhập khẩu, tài chính, và ngân hàng….
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel, và phần mềm kế toán công ty đang sử dụng (nếu có).
- Sử dụng tiếng Anh thành thạo trong giao tiếp và quá trình làm việc
- Hiểu biết các quy tắc giao dịch thương mại và chịu được áp lực công việc tốt
- Nắm vững và hiểu rõ các bộ Luật Quốc tế và Luật Thuế áp dụng trong lĩnh vực thương mại xuất nhập khẩu.
- Có sự hiểu biết chi tiết về các điều khoản trong hợp đồng xuất nhập khẩu như CIF, FBO.
- Thành thạo trong việc xử lý các hình thức thanh toán như L/C (Letter of Credit) và T/T (Telegraphic Transfer).
- Yêu cầu phẩm chất: Trung thực, kiên nhẫn, tỉ mỉ, cẩn thận, chăm chỉ,…
Trên đây là những thông tin tổng quát và cơ bản về nghiệp vụ hạch toán kế toán xuất nhập khẩu. Hi vọng rằng, những chia sẻ trong bài viết đã cung cấp kiến thức và kinh nghiệm hữu ích, giúp bạn thực hiện công việc kế toán một cách hiệu quả. Theo dõi vieclamketoan247.com để cập nhật thêm nhiều tin tức kế toán mới nhất!
